Hinweisgeberschutz – Richtlinie

1. ZWECK UND UMFANG

Kokinetics genießt hinsichtlich seiner professionellen Arbeit und Integrität einen guten Ruf bei Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Behörden. Doch ist auch Kokinetics, wie alle anderen Firmen, nicht vor dem Risiko gefeit, dass etwas falsch läuft oder Fehlverhalten vorkommt. Kokinetics verpflichtet sich, solches Fehlverhalten, besonders Betrug, Korruption und den Missbrauch von Macht, zu verhindern. Kokinetics ruft alle Mitarbeitenden, seinen Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Behörden und andere Stakeholder dazu auf, Vorfälle zu melden, die nicht in Übereinstimmung mit dem Verhaltenskodex von Kokinetics sind, besonders jedes wahrgenommene Fehlverhalten. Diese Whistleblowing-Richtlinien wurden herausgegeben, um zu diesem Zweck Hilfen an die Hand zu geben.

Diese Regelungen betreffen alle die bei Kokinetics tätig sind, unabhängig von ihrem Vertragsverhältnis. Sie alle werden innerhalb dieses Dokuments unter dem Begriff Mitarbeitende zusammengefasst. Dies gilt auch für Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleister, andere Stakeholder, örtliche Behörden oder die allgemeine Öffentlichkeit.

2. DEFINITION

“Fehlverhalten” im Sinne dieser Richtlinien kann die im Folgenden genannten Elemente umfassen, ist aber nicht auf diese begrenzt: Betrug, Korruption, Straftaten, das Verschweigen von Interessenkonflikten oder Machtmissbrauch – inklusive sexueller Ausbeutung.

3. VORGEHENSWEISE BEIM MELDEN VON VERDACHSTFÄLLEN

Für Mitarbeitende von Kokinetics: Wenn Sie der Überzeugung sind, dass das Vorgehen eines oder mehrerer Mitarbeitenden ein Fehlverhalten darstellt, sollen Sie diese Bedenken Ihrer/m Vorgesetzten melden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund Unbehagen verspüren, dies mit Ihrer/m Vorgesetzten zu klären oder negative Konsequenzen für sich selbst befürchten, etwa Repressalien, ungerechte Behandlung oder Entlassung, können Sie auch die/den übergeordneten Vorgesetzte/n oder den Betriebsrat kontaktieren.

Für Mitarbeitende von Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Behörden und andere Stakeholder: Sie sollten Ihre Bedenken den fachvorgesetzten Kräften von Kokinetics, beispielsweise den zuständigen Ansprechpartnern melden.

Unter außergewöhnlichen Umständen, unter denen es nicht angemessen wäre, der oder dem Verantwortlichen bzw. der oder dem übergeordneten Vorgesetzten Bericht zu erstatten, können Sie die Angelegenheit mit der ernannten Ombudsperson (Beschwerdestelle) besprechen. Beschwerden, die an die Ombudsperson (Beschwerdestelle) gerichtet sind, können per Email in deutscher oder englischer Sprache geschrieben werden.

Bitte nehmen Sie in Ihre Beschwerde alle Details der betreffenden Angelegenheit und jeden verfügbaren Beweis auf. Erwähnen Sie auch, ob Sie wünschen, dass Ihre Identität vertraulich bleiben soll. Wenn Sie eine Beschwerde an die Ombudsperson richten, dann nennen Sie bitte auch den Grund, warum sich die zuständige Abteilungsleitung oder die Leitung von Kokinetics nicht mit der Angelegenheit beschäftigen soll.

Kokinetics fördert keine anonyme Berichterstattung und kann nur dann weiter vorgehen, wenn Beschwerden die Kontaktdaten des Beschwerdestellers beinhalten.

Sie können den Namen der aktuellen Ombudsperson (Beschwerdestelle) von Kokinetics und deren Kontaktdaten auf der Homepage http://www.kokinetics.de und am Ende dieses Dokuments finden. Diese wird die Hinweise vertraulich bearbeiten.

4. UMGANG MIT HINWEISEN

Alle Fälle von Aufdeckungen werden ernstgenommen und nach folgendem Verfahren behandelt:

1. Im Falle, dass Vorgesetzten Vorfälle bekannt werden und die Angelegenheit seinen/ihren Verantwortungsbereich betreffen, ist der/die Vorgesetzte verpflichtet, die eingegangene Beschwerde zu bestätigen¹, die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen, dem Beschwerdeführer bzw. der Beschwerdeführerin den notwendigen Schutz zukommen zu lassen, und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die Führungskraft der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die Abteilungsleitung oder, wo dies angemessen erscheint, die Ombudsperson (Beschwerdestelle) weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert.
2. Sollten der Hinweisgeber / die Hinweisgeberin persönliche Interessen innerhalb der erhobenen Angelegenheit haben, müssen sie dies von Anfang an mitteilen.
3. Jeder gemäß dieser Richtlinie erfolgte Hinweis wird schriftlich bestätigt, um so zu bekräftigen, dass Kokinetics die Sache weiter untersuchen und zu gegebener Zeit auf Ihre Beschwerde antworten wird.Die Ombudsperson (Beschwerdestelle) wird sich mit der Angelegenheit befassen und jeder gemeldeten Beschwerde unabhängig, objektiv und vertraulich nachgehen.

4. Eine erste Bewertung, Klärung oder Untersuchung der gemeldeten Angelegenheit sollte binnen zwei Wochen nach deren Aufdeckung erfolgen. Dauer und Umfang der Bewertung und Untersuchung hängen von der Materie des Vorfalls ab. In den meisten Fällen wird eine erste Bewertung erfolgen, um zu entscheiden, ob eine detailliertere Untersuchung nötig ist, oder ob der gemeldete Vorfall zum Beispiel auf Falschinformationen beruht.
5. Jede Untersuchung findet ohne Ansehen der Beziehung, die eine Person zu Kokinetics hat, ohne Ansehen von deren Position oder der Dauer ihres Dienstverhältnisses bzw. ihrer Mitarbeit statt.
6. Es können vom Hinweisgeber bzw. von der Hinweisgeberin während der ersten Bewertung der Angelegenheit oder auch im Zuge der Untersuchung weitere Informationen verlangt werden.
7. Wenn eine Untersuchung durch die Ombudsperson (Beschwerdestelle) eingeleitet wird, ist diese auch dafür verantwortlich, den Untersuchungsbericht zu prüfen.
8. Nach erfolgter Untersuchung werden Maßnahmen eingeleitet – dies könnte ein Dis-ziplinarverfahren bedeuten oder die Weitergabe von Informationen an externe Behörden, wenn ein Verbrechen begangen wurde.
9. Hinweisgeber/in erhalten eine schriftliche Mitteilung² über den Ausgang der Bewertung und Untersuchung.

5. SCHUTZ FÜR HINWEISGEBER_INNEN

Hinweisgeber_innen werden dagegen geschützt, dass ihre Enthüllungen zu Benachteiligungen führen, unabhängig auf welcher Ebene (Vorgesetzte oder Ombudsperson/Beschwerdestelle) die Beschwerde erhoben wurde. Mitarbeitende die guten Glaubens als ernst anzusehende Bedenken vorbringen und das beschriebene Verfahren nutzen, werden weder entlassen noch müssen sie als Folge der gemeldeten Beschwerde, ungerechtfertigte Disziplinarmaßnahmen oder ungerechte Behandlung befürchten, selbst wenn sich die Bedenken als unbegründet erweisen sollten.

Wenn Hinweisgeber_innen zu der Auffassung kommen sollten, dass sie als Folge ihres Vorgehens an ihrem Arbeitsplatz Nachteile erleiden, sollten sie unmittelbar ihren Vorgesetzten oder, wenn ihnen dies nicht geeignet erscheint, dessen übergeordnetem Vorgesetzten oder die Personalabteilung informieren. Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die jemanden, der oder die gemäß dieser Richtlinien Bedenken vorgetragen hat, ungerecht behandeln oder Vergeltungsmaßnahmen treffen, werden disziplinarisch belangt.

Diese Zusicherung findet keine Anwendung da, wo eine Person auf bösartige Weise eine An-gelegenheit zur Sprache bringt, von der sie weiß, dass sie unrichtig ist oder die selbst auf irgendeine Weise in den Sachverhalt verwickelt ist.

Es werden alle Anstrengungen unternommen, die Identität des Hinweisgebers_in vertraulich zu halten. Es kann aber in der Natur einer erteilten Information liegen oder auch durch die Notwendigkeit weiterer Nachforschungen bedingt sein – z.B. bei kriminellen Vorfällen, die an Behörden weitergegeben werden müssen – dass die Identität des Hinweisgebers_in bekannt wird. In solchen Fällen wird es mit dem/der Hinweisgebers_in vorab, noch bevor weitere Schritte erfolgen, erörtert, welche Auswirkungen der Fall auf die Vertraulichkeit haben kann. Um eine mögliche Untersuchung nicht zu gefährden, wird der/die Hinweisgebers_in gebeten, die Tatsache, dass er oder sie Bedenken angemeldet hat, geheim zu halten, ebenso wie die Namen involvierter Personen.

6. FALSCHE AUSKÜNFTE

Kokinetics wird alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Beschwerden vortragen. Allerdings kann disziplinarisch oder juristisch gegen Hinweisgebende vorgegangen werden, die Hinweise oder Auskünfte erteilen, von denen sie wissen, dass diese falsch sind.

Diese Hinweisgeber-Richtlinie wurde von der Geschäftsführung der Kokinetics GmbH beschlossen

Kriftel, 15.12.2023

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1   Die Bestätigung muss spätestens nach sieben Tagen durch die Person erfolgen, der gegenüber die Beschwerde erhoben wurde. Bei Angelegenheiten, die dem Führungskräften von Kokinetics gemeldet wurden, sollte die Person, die jene Sache vorgebracht hat, weiter schriftlich benachrichtigt werden und eine Kopie an den betreffenden Vorgestzten gehen.

2 Die schriftliche Mitteilung an einen Beschwerdesteller_in muss durch Mitarbeitende oder Führungskräfte von Kokinetics bzw. die Ombudsperson (Beschwerdestelle) innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

ANHANG

Die Kontaktdaten der als Ombudsperson amtierenden Person finden Sie auf unseren Home-pages:

https://www.kokinetics.de

https://www.kokinetics.de/ueber-uns/#ethik

Folgende Person wurde zur Ombudsperson bestimmt:

Frau Ulrike Thienes + Betriebsratsmitglied

Nutzen Sie bitte für schriftliche Mitteilungen untenstehende Emailadresse oder das Kontaktformular: